ビジネスメール！きちんとした敬語＆表現【頻度高め】

こんにちは、そうまです。

今回はビジネスメールについて、書き留めておこうと思います。

僕は約3年間警察官をしており、そこから営業の仕事に転職しました。

警察官時代はビジネスメールを使うことがなかったため、転職1年目は特に苦労しました。

実際、今でもビジネスメールの表現で分からないことも多く、

「この表現あってるかな〜？」と調べながら作ったりしています。

今は少し慣れてきたところはありますが、パパっとビジネスメールが作れる人にはやっぱり憧れます！！

今回は『ビジネスメール言い換え辞典｜著者　村上　英記』を参考にして、よく使う表現や今後使っていきたい表現をピックアップしました。

少しでも参考になれば嬉しいです。

こんな人にオススメ

• ビジネスメールに苦手意識がある
• 1通のメールに時間がかかり過ぎる
• 謝罪の表現に困る

僕は、最初の頃1通のメールに30分以上かけることもしばしばありました。

文章が長くなるというよりは、この表現で合っているのかな〜と悩んで、
書いては消して、書いては消して、、、の繰り返しで、前に進まない感じです。

それで時間だけが過ぎ、非常に生産性のわるい仕事をしていました。

僕自身、”慣れ”の部分が大きいとは思いますが、

今では細かいところまで考えこまず、早めに仕上げるようにしています。

また、大事なメールの際は、上司に添削をお願いしています。

話が少し逸れましたが、上達するには結論、量を重ねて慣れていくしかないと思います。

がんばっていきましょっ

、、、

と、終わりそうな感じですがもう少しお付き合いください。

本書を読んで参考になった部分をお伝えしていきます。

では、早速始めていきます〜

CCとBCC

CCメールは同じ内容を複数の人に送信するときに使います。

情報共有できるのができるのが便利です。

CCに送られた人は基本的には返信する必要はありません。

※CCはカーボンコピー（carbon copy）の略です。
むかし、同じ書類を作成するときに、カーボン紙を使って複写していたことから、メールでも使われるようになりました。

BCCメールは、CCと同様に同じ内容を複数の人に送信するときに使うのですが、CCとは大きく違う点があります。

それはBCC欄に入力したメールアドレスは受信者には確認できない点です。

BCCで複数の人に送信しても、受けとった相手は送信者と宛先のアドレスしか見えません。

要するに、BCCに入っているアドレスの方は、隠れて内容を見ているイメージです。

宛先ToやCCに入っているアドレスの方には気付かれません。（情報共有されているという認識がない）

※BCCはブライド・カーボン・コピー（blind carbon copy）の略です。

これがCC、BCCの違いになります。

BCCは、ブラインド＝目隠しです！😄

社内でよく使う表現

✅わかりました

• 了解しました
  理解したことを伝える表現。「了解」は敬語表現を含んでいないため、目上の人に使うのは失礼です。
• 承知しました
  「了解しました」よりも、へりくだった謙譲表現です。
• かしこまりました
  「謹んでお引き受けいたします」という意味の表現。事情に丁寧な言葉です。

✅覚えてません

失念いたしました

「失念」は、ついうっかり忘れてしまうこと。「うっかりしていました」と書くよりは、
「失念」を使うほうがビジネスシーンにはふさわしいです。

📨先日ご依頼の領収書の件、雑務に追われ、失念しておりました。
　誠に申し訳ございませんでした。

★★覚えておきたい★★

「聞いてません」「教わっておりません」はNG！

実際そうだったとしても、ビジネスシーンで使うのはご法度です。

言い換えとしては、

📨申し訳ありません、確認して返事します。
📨私の記憶違いかもしれませんが、はじめてお聞きすると思います。

感謝・お礼

✅ありがとう

• ありがとうございます
  📨昨日は弊社までご足労いただき、誠にありがとうございました。
• 心よりお礼申し上げます
  →外部の取引先などに使える表現です。
  📨ご指摘いただきまして、ありがたいかぎりです。心よりお礼申し上げます。

✅うれしいです

• うれしく存じます
  →「存じます」をつけることで、「うれしいです」よりも丁寧な響きをもたせることができます。
  📨ご検討いただき、うれしく存じます。
  
• 感激しております
  感謝と喜びを素直に伝える表現です。
  📨〇〇様にはとても親切にしていただき、感激しております。
  ※公的な文書にはふさわしくありませんが、実感のこもったお礼表現になります。

✅お気遣いありがとう

• お気遣いありがとうございます
  📨いつもなにかとお気遣いいただき、ありがとうございます。
• ご配慮ありがとうございます
  →心配をしてくれたり、気遣ってくれた相手への感謝のフレーズです。
  📨先日の会合ではご配慮くださり、お礼申し上げます。

お詫び

✅私が悪かったです

私の力不足です
→自分の職域や能力で引き受けられる範囲であれば使えます。
📨私の考えが及ばないばかりにこのような事態を招いてしまい、本当に申し訳ございません。

私の至らなさが招いた結果です
→自分の配慮や能力、監督などが不十分だったことを認めて、相手にお詫びする表現です。
📨私の至らなさでご迷惑をおかけしたことを、深くお詫びいたします。

✅反省しています

お詫びします
謝罪の気持ちを伝える言葉として、広く使われます。
📨ご迷惑をおかけし、お詫び申し上げます。

深く反省しております
→相手になんの落ち度もなく、自分の一方的なミスで多大な迷惑をかけたような場合に使う表現。
📨今回は、〇〇様のお手をわずらわせてしまいましたこと、猛省しております。

✅許してください

お許しください
📨長文、お許しくださいませ。

ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます
→大きなミスの時に使える表現です。
📨このたびの不手際の件、何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

お願い

✅悪いけど、お願いします

お忙しいところ恐縮ですが
→相手の状況を思いやるクッション言葉です。
📨お忙しいところ恐縮ですが、前向きにご検討いただけましたら幸いです。

ぶしつけなお願いで恐縮ですが
→切迫した状況で、なんとかしてほしい時に使うクッション言葉です。
　失礼を十分承知しているのですが・・・とアピールする表現です。
📨ぶしつけなお願いで恐縮ですが、5分だけでもお話をうかがえないでしょうか。

✅連絡ください

ご連絡をお待ちしております
→返信がほしい時の、一番のオーソドックスな表現です。
📨お忙しいところ恐縮ですが、こ連絡を心からお待ちしております。

ご一報いただけないでしょうか。
→「一報」は、簡単に知らせるという意味をもちます。
📨業務の進捗状況について、ご一報だけでもいただけないでしょうか。

✅教えてください

質問があります
📨先日の件で、2点質問がございます。

おうかがいしたいのですが
📨先日ご送付いただいた資料について、1点おうかがいしたいのですが、よろしいでしょうか。

社内の人のミスを代わりにお詫びする

✖️担当がご迷惑をかけたようで、申し訳ありません。
⏩「自分には関係ない」という姿勢はビジネスでは通用しない

✖️上司にもきちんとご報告しておきます
⏩身内を高めてはいけない

⭕️📨ご指摘いただいた件は、社内でいま一度確認し、今後このようなことの内容に徹底して参ります。

⭕️📨上司の〇〇にもこのことを報告し、社をあげて改善に努めたいと存じます。

使い分けに注意

✅軽い注意への謝罪

例えば社内の先輩に仕事のミスで注意されたとき、「お詫びの申し上げようもございません」

などというフレーズを使うと、かしこまりすぎておかしいですよね。

⭕️📨ご指摘ありがとうございます。以後十分気をつけます。

改めて、場面によって使い分けが大事だと感じます。

おおげさな表現は、場合によっては合わなかったりします。

例えば、僕の経験で

企業様からのメールの冒頭が「恐縮ですが・・お詫び申し上げます」と畏まった感じで、

大きなトラブルでもあったかと思いきや、続きが「・・・URLを送ってください」という内容でした。

この経験から、僕自身もメールを送る際には注意するようにしています。

こういったことも含め、経験が大事だと思うのでたくさんメールを送って慣れていきましょう！

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これにて終了します。

長文失礼いたしました。

少しでも皆さんの参考になれば嬉しいです。

ありがとうございました。